Factoría de Imágenes y Archivo Documentación Clínica

Objetivo conseguido: hospital ‘papel cero’

Este servicio se ocupa de la digitalización, organización, gestión y custodia externa del archivo de historias clínicas de los pacientes. Este servicio apuesta por la sostenibilidad y ha logrado que el HUBU sea ya un hospital ‘sin papeles’ o ‘papel cero’ donde se apuesta por la generación de toda la documentación clínica de forma digital.

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Profesionales se encargan del archivo de historias clínicas del HUBU

606.554

Historias clínicas son custodiadas por el servicio

30 m

Es el tiempo de respuesta para entregar una historia

11.956

Historias se activaron en el último año

El trabajo de este servicio incluye tanto la custodia de toda la documentación en papel como la digitalización de la historia clínica existente (la mayoría procedente del antiguo Hospital General Yagüe) y la nueva que se va generando con la actividad asistencial. Además, dicha información debe ponerse a disposición de los servicios médicos del hospital o de los propios pacientes cuando la requieran.

Además de la digitalización de las historias clínicas de todos los pacientes que hayan sido atendidos en Consultas Externas, Hospitalización, quirófanos, etc…, de forma paralela, los resultados de todas las pruebas diagnósticas que se realizan en el hospital se incluyen directamente en la carpeta de cada paciente, con lo que, además de disminuir el tráfico de pruebas en otros soportes, la información se comparte por todos los facultativos en tiempo real y se queda almacenada en el servidor.

El objetivo de este servicio, en este sentido, es el de integrar toda la documentación clínica de cada paciente en un solo archivo y bajo un único número de historia.

En grandes cifras, a cierre de 2023 se contabilizaban en el servicio de FIADO más de 600.000 historias clínicas custodiadas, que hay que poner en contexto con el número de pacientes potenciales (tarjetas sanitarias) que atiende el Hospital Universitario de Burgos –alrededor de 350.000 habitantes, más los pacientes que se atienden de otras provincias al ser el centro hospital de referencia en diversas especialidades–.

En el antiguo hospital se conservaban las historias clínicas en un archivo físico ubicado en el propio hospital y en unas naves de un polígono industrial de la ciudad. Con el traslado al nuevo Hospital Universitario de Burgos se agrupó todo en un mismo espacio y se comenzó a digitalizar a un ritmo de unas 1.300 historias clínicas al día. No fue hasta 2013 cuando se realizó el traslado de todas las historias clínicas a unas naves preparadas específicamente para ello en Toledo, donde se custodian en la actualidad en unas condiciones óptimas de seguridad, contra incendios y antirrobo, cumpliendo con todos los estándares de calidad de este tipo de instalaciones.

En la actualidad se genera el menor papel posible, aunque hay algún documento, como los consentimientos firmados de los pacientes, por ejemplo, para anestesias, cirugías…, que se siguen realizando en papel y, posteriormente, digitalizando.